Важливість апостилювання документів та особливості його процесу - Физкульт-привет

Україна приєдналася до Гаазької конвенції 22 грудня 2003 року. На підставі Гаазької конвенції. Документи, що видаються державними установами однієї з країн учасниць Конвенції дійсні в іншій країні учасниці без консульської легалізації лише за умови проставлення на них апостилю.

спрощена легалізація українських документівАпостиль засвідчує:

  • достовірність підпису держслужбовця, який підписав документ
  • справжність печатки, якими скріплено цей документ.

 

В Україні апостиль — чотирикутна печатка розміром не менше 9 на 9 см. В ній українською мовою вказана інформація про організацію, держслужбовця та місце апостилювання документа. В апостилі є обов’язковий заголовок «Apostille» та посилання на Гаазьку конвенцію 1961 року французькою мовою («Convention de La Haye du 5 octobre 1961»).

Ясно, що окрім апостилювання документа його потрібно перекласти на мову тієї країни, де він буде використовуватися. Тому в першу чергу потрібно звернутися у бюро перекладів, де не тільки виконають сам переклад, а й допоможуть у проставленні апостиля.

Апостилювання чи переклад документів з апостилем можуть знадобитися в різних ситуаціях. Наприклад, для підтвердження освіти, при відкритті міжнародного бізнесу, виїзді на ПМП, влаштуванні на роботу тощо.

 

На які документи ставиться апостиль та які вимоги до цих документів

Краще заздалегідь дізнаватися, чи потрібен апостиль для того, чи іншого документа. Але є перелік документації, яку обов’язково потрібно апостилювати:

  • освітні документи — дипломи та додатки до них
  • свідоцтва про народження, шлюб та смерть
  • судові рішення
  • витяги із торгового реєстру
  • копії документів, які були нотаріально засвідченими
  • довідки про податкову реєстрацію

 

підтверджуємо оригінал та перекладПри цьому важливо пам’ятати про вимоги до цих документів:

  1. Апостиль має ставиться виключно на оригінал або на нотаріально засвідчену копію (у випадку, якщо на оригінал не можна ставити апостиль — наприклад, паспорт, водійські права тощо).
  2. На документах не повинно бути жодних сторонніх написів або позначок.
  3. Документи мають бути в хорошому стані з добре помітними печаткою та підписом.
  4. Документи не повинні бути ламіновані.
  5. Старі документи про громадянський стану (свідоцтва про народження, шлюб, смерть тощо), видані до 2016 року, необхідно замінити на свідоцтва нового зразка.

 

Де можна поставити апостиль: відповідні державні органи

Починаючи з 1 січня 2023 року діють інші порядки та закони щодо міністерств, у яких мають проставляти апостилі на конкретні документи. Влада зняла обов’язки МЗС та розподілила їх між іншими держорганами.

Ось актуальний перелік міністерств та документів, які вони мають право апостилювати:

  1. Державна міграційна служба (ДМС) — документи, видані ДМС та документі, видані будь-якими законними організаціями, що працюють у сфері міграції.
  2. Міністерство юстиції (Мін’юст) — документи, видані Мін’юстом, а також документи, що були засвідчені приватними чи державними нотаріусами нашої країни.
  3. Міністерство освіти і науки (МОН) — документи, видані МОН та документи, видані будь-якими організаціями (законними), які надають послуги у сфері науки та освіти.
  4. Державна податкова служба (ДПС) — документи, видані ДПС.
  5. Міністерство внутрішніх справ (МВС) — документи, видані самим МВС, крім освітніх та наукових документів.

 

Потрібно розуміти, що якщо документ виданий, наприклад, якимось територіальним відділенням Мін’юста, то поставити на нього апостиль можна у цьому ж окремому «філіалі» державної установи.

 

Коли апостилювання обов’язкове

Термін дії апостилюУ ситуаціях, коли необхідно:

  • виїхати за кордон на ПМП
  • отримати посвідку на проживання
  • розлучитися або вступити у шлюб
  • укласти договір купівлі чи продажу майна
  • вступити до іноземного навчального закладу
  • влаштуватися на офіційну роботу за кордоном;
  • тощо

 

У цих ситуаціях важливо знати про наступне:

  1. Інколи потрібен подвійний апостиль. Тобто він буде поставлений і на оригіналі, і на перекладі-копії документа. Це підтверджує точність та якість перекладу на міжнародному рівні.
  2. Апостиль можуть поставити або на оригіналі документа, або на окремому папері. У другому випадку аркуш з апостилем підшивається до оригіналу документа.
  3. Якщо документ видає державний орган конкретної країни, то і апостилювати цей документ можна лише в цій країні.

 

До прикладу:

  1. Ви — уродженець Австрії.
  2. Проживаєте в іншій країні.
  3. Свідоцтво про народження було видане в Австрії.
  4. Апостиль потрібно ставити в Австрії.

 

У всіх держав свої норми та закони щодо апостилювання. Тому потрібно заздалегідь всю важливу інформацію про легалізування тих чи інших документів.

goodnews.kyiv.ua